Synchronisationseinstellungen prüfen:
Stellen Sie als erstes sicher, dass Sie Ihr Outlook Profil so konfiguriert haben, dass alle Daten lokal synchronisiert werden. Öffnen Sie hierzu die Einstellungen Ihres E-Mail Kontos in Outlook. Prüfen Sie dort dass der Schieberegler auf "Alle" steht:
Falls hier etwas wie "1 Monat" oder "1 Jahr" ausgewählt ist, dann ist die erstellte PST Datei möglicherweise unvollständig. Sofern Sie diese Einstellung kürzlich umgestellt haben, warten Sie bis Outlook alle Änderungen synchronisiert hat und "Alle Ordner sind auf dem neusten Stand" in der Statusleiste anzeigt. Danach können Sie mit dem eigentlichen Export beginnen.
Export der Daten:
Starten Sie Ihr Outlook, um Ihre Daten aus dem alten Outlook-Profil in das neue Hosted Exchange-Postfach zu übernehmen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei in der Menüzeile, wechseln Sie auf die Ansicht Öffnen und Exportieren und wählen Sie anschließend den Menüpunkt Importieren/Exportieren aus.
Der Assistent zum Importieren/Exportieren von Inhalten startet mit dem folgenden Dialog. Wählen Sie zunächst den Punkt In Datei exportieren aus. Klicken Sie dann auf Weiter.
Wählen Sie nun als Ziel des Exports eine persönliche Ordnerdatei (.pst) aus und klicken Sie dann auf Weiter.
Im folgenden Auswahldialog können Sie definieren, welche Ordner Ihres bestehenden Outlook-Postfachs exportiert werden sollen. Im Normalfall ist dies der gesamte Inhalt des Postfachs, wofür Sie die oberste Ebene der angezeigten Verzeichnisstruktur (Postfach - Ihr Name) auswählen müssen. Es können aber auch einzelne Unterordner ausgewählt und exportiert werden. Um alle Unterordner beim Exportieren mit einzubeziehen, aktivieren Sie die Option Unterordner einbeziehen.
Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben.
Im nächsten Dialog werden Sie nach einem Pfad für die .pst-Datei gefragt, in die Sie Ihr Postfach exportieren möchten. Im Normalfall ist an dieser Stelle der Standardprofil-Pfad angegeben. Sofern Sie die Daten zum Zweck der Sicherung nicht auf einen externen Datenträger speichern möchten, können Sie den Pfad so belassen. Dies ist beim späteren Import hilfreich, da Sie die Sicherungsdatei somit einfacher wiederfinden können.
Die zur Auswahl stehenden Optionen zur Behandlung von Duplikaten spielen bei diesem Schritt keine Rolle, da Sie ja in eine neue und leere .pst-Datei speichern möchten.
Klicken Sie anschließend auf Fertigstellen.
Abschließend können Sie nun ein Kennwort für diese Datei erstellen. Dieses wird beim Importieren oder Öffnen der Datei abgefragt. Mit einem Klick auf OK starten Sie den Export.
Import der Daten:
Nachdem Sie Ihr neues Outlook-Profil eingerichtet und sich erfolgreich mit dem Exchange-Server verbunden haben, können Sie mit dem Import Ihres Datenbestandes beginnen.
Klicken Sie dazu wiederum auf die Schaltfläche die Schaltfläche Datei in der Menüzeile, wechseln Sie auf die Ansicht Öffnen und Exportieren und wählen Sie anschließend den Menüpunkt Importieren/Exportieren aus.
Es wird Ihnen das nachfolgende Auswahlfenster angezeigt. Wählen Sie den Punkt Aus anderen Programmen oder Dateien importieren, und klicken Sie dann auf Weiter.
Wählen Sie nun den Typ der Datenquelle für den Import aus. Dies ist eine persönliche Ordnerdatei (.pst). Klicken Sie dann auf Weiter.
In diesem Dialogfenster wird Ihnen wie auch schon beim Exportieren Ihrer Daten der Standardpfad zum Outlook-Verzeichnis in Ihrem Benutzerprofil vorgeschlagen. Über die Schaltfläche Durchsuchen können Sie zum Speicherort der .pst-Datei navigieren. Wenn Sie zuvor den Standardpfad verwendet haben, so werden Sie bereits im richtigen Verzeichnis abgesetzt und können die passende Datendatei auswählen.
Klicken Sie im Anschluss daran auf die Schaltfläche Weiter.
Bevor der Importvorgang startet, erhalten sie noch einmal einen Auswahldialog angezeigt, in dem Sie festlegen müssen, in welchen Ordner Ihres neuen Postfachs die bestehenden Elemente aus der .pst-Datei wiederhergestellt werden sollen. In den meisten Fällen sollen alle Elemente wieder an ihrem ursprünglichen Ort abgelegt werden. Dies erreichen Sie durch das Aktivieren der Option Elemente in denselben Ordner importieren in und die Auswahl Ihres Exchange-Postfachs (Postfach - Ihr Name) in dem kleinen Auswahlmenü. Klicken Sie nun auf Fertigstellen, um den Vorgang abzuschließen. Der Inhalt der .pst-Datei wird jetzt in Ihr Exchange-Postfach übernommen.